By registering in the Hereda App, you authorise us to process your personal data under the terms described below. Your consent is voluntary, informed and revocable.

1. Who is responsible for your data

Hereda (Hereda Limited - company number 17363929) is the company responsible for processing your personal data. We are registered in England and Wales, and we operate in Colombia through our Hereda App platform.

Contact email: info@hereda.co

This policy complies with Law 1581 of 2012 (Colombian Personal Data Protection Law) and its implementing decrees, as well as with the UK GDPR rules applicable to our operation as a company registered in the United Kingdom.

2. What data we collect

We collect the following data about you as a farmer:

• Identity data: full name, national ID (cédula de ciudadanía) number
• Contact data: mobile phone number (WhatsApp)
• Farm data: municipality, department, crop(s), hectares
• Geospatial data: GPS coordinates and boundary polygon of your plot or plots
• Documents: national ID and property title or land tenure document
• Production and sales data: kilograms sold, harvest period, quality, date and time of transactions
• Other data necessary to keep you compliant with agricultural trade regulations in force, including the EU Deforestation Regulation (EUDR) and any future applicable rules

3. What we use your data for

We use your data for the following purposes:

• To create and manage your agricultural digital identity (Mi Sello ID: HRD-CO-XXXXX)
• To verify that your farm meets traceability and deforestation-free requirements
• To automatically generate the Due Diligence Statements (DDS) required by the EUDR so exporters can sell your production to Europe
• To share your verified information with the exporters, cooperatives and other supply chain entities that buy your production
• To communicate with you about the status of your registration, field officer visits and platform updates
• To comply with applicable legal and regulatory obligations

4. Who we share your data with

We share your information only with entities that have a legitimate interest in the traceability of your agricultural production:

• Exporters and traders: who buy your cacao or coffee and need your data to comply with European import regulations
• Cooperatives: that you are a member of, and that act as intermediaries in the supply chain
• Agricultural supply chain entities: any actor with a legitimate interest in tracing the origin of the products, such as European buyers, certification bodies or regulatory authorities
• Technology service providers: who help us operate the platform (cloud storage, mapping services), under confidentiality agreements

In the future, and with prior notice and an update to this document, we may share anonymised or aggregated data with insurers, financial institutions or other services that may directly benefit you as a farmer.

5. Legal basis for processing

We process your data on the basis of:

• Your explicit consent, given at the moment you register in the app
• Compliance with legal and regulatory obligations (Law 1581/2012, EUDR)
• The legitimate interest of guaranteeing agricultural traceability and access to international markets

6. How long we keep your data

We keep your data for a minimum of 5 years from your last active transaction on the platform, or for the period required by applicable regulations, whichever is longer. The EU Deforestation Regulation (EUDR) requires traceability records to remain available for at least 5 years.

You can request the deletion of your data at any time (see section 8), unless a legal obligation prevents us from doing so.

7. Security of your data

We apply technical and organisational measures to protect your data: encryption in transit and at rest, role-based access restrictions, secure offline synchronisation via local SQLite, and periodic security audits.

8. Your rights

Under Law 1581 of 2012 and the UK GDPR, you have the right to:

• Access, update and correct your personal data
• Request the deletion of your data when it is no longer necessary for the purposes of processing
• Withdraw your consent at any time
• File complaints with the Superintendency of Industry and Commerce (SIC) of Colombia or the Information Commissioner's Office (ICO) of the United Kingdom

To exercise any of these rights, write to us at: info@hereda.co

9. International data transfers

Your data may be processed on servers located outside Colombia (including the United Kingdom and the European Union). In all cases we apply appropriate safeguards in accordance with Colombian regulations and the UK GDPR.

10. Changes to this policy

We may update this policy when necessary. We will notify you of any relevant change through the app. The current version will always be available at hereda.co/privacy

By tapping "Accept" in the app, you confirm that you have read and understood this notice, and that you authorise the processing of your personal data for the purposes described here.

By registering your company on the Hereda platform, you authorise the processing of your organisation's data and that of the farmers in your network, under the terms described below.

1. Who is responsible for your data

Hereda (Hereda Limited - company number 17363929) is the company responsible for processing your organisation's data. We are registered in England and Wales, and we operate the Hereda agricultural traceability platform.

Contact email: info@hereda.co

This policy complies with Law 1581 of 2012 (Colombia), its implementing decrees, and the UK GDPR rules applicable to our operation in the United Kingdom.

2. What data we collect from your organisation

We collect the following information about your company or cooperative:

• Company identity data: legal name, tax ID (NIT), type of organisation
• Contact data: name of the legal representative or administrator user, email address, phone number
• Operational data: purchase volumes (kg), crops handled, regions of origin, export destinations
• Transaction data: records of purchases from farmers (date, kg, optional price, quality, harvest period)
• Compliance data: lots created, Due Diligence Statements (DDS) generated, EUDR status of your farmer network
• Data on your farmer network: all verified agricultural information for the farmers who form part of your supply chain
• Other data necessary for compliance with current and future agricultural trade regulations, including the EU Deforestation Regulation (EUDR)

3. What we use your data for

• To manage your access to the Exporter Dashboard or the Hereda mobile app
• To automatically generate the Due Diligence Statements (DDS) required by regulation (EUDR) using the verified data of your farmer network
• To track and manage your purchase lots, transactions and compliance status
• To send you alerts about farmers in your network who need attention for compliance
• To let you send bulk communications to your farmers through the platform
• To generate traceability reports to present to European buyers, certification bodies or regulatory authorities
• To comply with applicable legal and regulatory obligations

4. Access to data of farmers in your network

When registering farmers on the Hereda platform or linking existing farmers to your organisational account, the user gains access to the verified information of those farmers, including identity data, land information, geospatial coordinates and production and transaction records.

This access is granted by virtue of the explicit and informed consent each farmer has given at the moment of registering on the platform, through which they authorise the transfer of their personal data to the agricultural supply chain entities with which they hold a commercial relationship, including exporters, traders and cooperatives.

The user undertakes to process farmers' personal data in accordance with Law 1581 of 2012 and other applicable regulations, using it exclusively for the traceability, regulatory compliance and supply chain management purposes described in this policy. The assignment, sale or disclosure of that data to unauthorised third parties, or for purposes other than those established here, is expressly prohibited.

5. Who we share the data with

Technology service providers: data processors involved in the operation, maintenance and development of the platform, engaged under contracts that guarantee levels of protection equivalent to those required by applicable regulations.

European buyers and regulatory bodies: where the transfer is necessary to comply with obligations arising from the EU Deforestation Regulation (EUDR), including the submission of Due Diligence Statements to the competent authorities.

Agricultural supply chain entities: that can demonstrate a legitimate interest in verifying the origin, traceability and production conditions of the goods being traded.

Public authorities and supervisory bodies: where processing is required in compliance with a legal or regulatory obligation applicable to Hereda or to your organisation.

6. Legal basis for processing

• Your explicit consent, given when registering your organisation on the platform
• Compliance with legal and regulatory obligations (Law 1581/2012, EUDR)
• The legitimate interest of guaranteeing traceability of the agricultural supply chain
• Performance of the services contract between your organisation and Hereda

7. Data retention

We keep your organisation's data and the associated transactions for a minimum of 5 years from the last active operation, or for the period required by applicable regulations. The EU Deforestation Regulation (EUDR) requires records to remain available for at least 5 years.

8. Security

We apply technical and organisational security measures: role-based access and authentication, encryption of data in transit and at rest, secure offline synchronisation, and periodic security reviews.

9. Your rights

As a representative of your organisation, you have the right to:

• Access: request confirmation as to whether your data is being processed and obtain a copy of the information held by Hereda.
• Rectification and updating: request the correction of inaccurate or incomplete data.
• Erasure: request the deletion of your data when it is no longer necessary for the purposes of processing, unless a legal or regulatory obligation prevents its deletion.
• Portability: request delivery of your data in a structured, commonly used format, where technically possible.
• Withdrawal of consent: withdraw the consent given at any time, without retroactive effect, which may entail the limitation or deactivation of your access to the platform.
• Objection and restriction of processing: object to the processing of your data or request its restriction in the cases provided for by applicable regulations.
• Filing complaints: with the Superintendency of Industry and Commerce (SIC) of Colombia or the Information Commissioner's Office (ICO) of the United Kingdom, as applicable.

Write to us at: privacidad@hereda.co

10. International transfers

Data may be processed on servers outside Colombia (UK and EU). We apply the safeguards required by Law 1581/2012 and the UK GDPR in all cases.

11. Changes to this policy

We will notify any relevant change through the platform. The current version will always be available at hereda.co/privacy

By activating your account on Hereda, you confirm that you have authority to represent your organisation, that you have read this notice, and that you authorise the processing of the data described for agricultural traceability and regulatory compliance purposes.

Al registrarte en Hereda App, nos autorizas a tratar sus datos personales según los términos descritos a continuación. Su consentimiento es voluntario, informado y revocable.

1. Quién es responsable de sus datos

Hereda (Hereda Limited - company number 17363929) es la empresa responsable del tratamiento de sus datos personales. Estamos registrados en Inglaterra y Gales, y operamos en Colombia a través de nuestra plataforma Hereda App.

Correo de contacto: info@hereda.co

Esta política cumple con la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales de Colombia) y sus decretos reglamentarios, así como con la normativa UK GDPR aplicable a nuestra operación como empresa registrada en el Reino Unido.

2. Qué datos recopilamos

Recopilamos los siguientes datos suyos como productor agrícola:

• Datos de identidad: nombre completo, número de cédula de ciudadanía
• Datos de contacto: número de teléfono celular (WhatsApp)
• Datos de su finca: municipio, departamento, cultivo(s), hectáreas
• Datos geoespaciales: coordenadas GPS y polígono de límites de su parcela o parcelas
• Documentos: cédula de ciudadanía y título de propiedad o documento de tenencia de tierra
• Datos de producción y ventas: kilogramos vendidos, período de cosecha, calidad, fecha y hora de transacciones
• Otros datos necesarios para mantenerte en cumplimiento con regulaciones vigentes de comercio agrícola, incluyendo el Reglamento Europeo contra la Deforestación (EUDR) y cualquier normativa futura aplicable

3. Para qué usamos sus datos

Usamos sus datos para los siguientes fines:

• Crear y gestionar su identidad digital agrícola (Mi Sello ID: HRD-CO-XXXXX)
• Verificar que su finca cumple con los requisitos de trazabilidad y libre deforestación
• Generar automáticamente las declaraciones de diligencia debida (DDS) requeridas por el EUDR para que los exportadores puedan vender su producción a Europa
• Compartir su información verificada con los exportadores, cooperativas y otras entidades de la cadena de suministro que compran su producción
• Comunicarnos con usted sobre el estado de su registro, visitas de extensionistas y actualizaciones de la plataforma
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias aplicables

4. Con quién compartimos sus datos

Compartimos su información únicamente con entidades que tienen un interés legítimo en el proceso de trazabilidad de su producción agrícola:

• Exportadores y comercializadores: que compran su cacao o café y necesitan sus datos para cumplir con regulaciones de importación europeas
• Cooperativas: de las que hace parte, que actúan como intermediarias en la cadena de suministro
• Entidades de la cadena de suministro agrícola: cualquier actor con interés legítimo en la trazabilidad del origen de los productos, como compradores europeos, organismos de certificación o autoridades regulatorias
• Proveedores de servicios tecnológicos: que nos ayudan a operar la plataforma (almacenamiento en la nube, servicios de mapeo), bajo contratos de confidencialidad

En el futuro, y previo aviso y actualización de este documento, podríamos compartir datos anonimizados o agregados con aseguradoras, entidades financieras u otros servicios que puedan beneficiarle directamente como agricultor.

5. Base legal para el tratamiento

Tratamos sus datos con base en:

• Su consentimiento explícito, otorgado al momento de registrarse en la aplicación
• El cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias (Ley 1581/2012, EUDR)
• El interés legítimo de garantizar la trazabilidad agrícola y acceso a mercados internacionales

6. Por cuánto tiempo guardamos sus datos

Conservamos sus datos por un mínimo de 5 años desde su última transacción activa en la plataforma, o por el período que exijan las regulaciones aplicables, lo que sea mayor. La regulación de Anti Deforestación de la Unión Europea (EUDR) requiere que los registros de trazabilidad se mantengan disponibles por al menos 5 años.

Puede solicitar la eliminación de sus datos en cualquier momento (ver sección 8), salvo que exista una obligación legal que nos impida hacerlo.

7. Seguridad de sus datos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos: cifrado en tránsito y en reposo, acceso restringido por roles, sincronización offline segura mediante SQLite local, y auditorías periódicas de seguridad.

8. Sus derechos

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y UK GDPR, tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Solicitar la supresión de sus datos cuando no sean necesarios para los fines del tratamiento
• Revocar su consentimiento en cualquier momento
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia o la Information Commissioner's Office (ICO) del Reino Unido

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbanos a: info@hereda.co

9. Transferencias internacionales de datos

Sus datos pueden ser procesados en servidores ubicados fuera de Colombia (incluyendo el Reino Unido y la Unión Europea). En todos los casos aplicamos salvaguardas adecuadas de conformidad con la normativa colombiana y UK GDPR.

10. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando sea necesario. Le notificaremos cualquier cambio relevante a través de la aplicación. La versión vigente siempre estará disponible en hereda.co/privacidad

Al tocar "Aceptar" en la aplicación, confirma que ha leído y entendido este aviso, y que autoriza el tratamiento de sus datos personales para los fines aquí descritos.

Al registrar tu empresa en la plataforma Hereda, autorizas el tratamiento de los datos de tu organización y de los agricultores de tu red, según los términos descritos a continuación.

1. Quién es responsable de tus datos

Hereda (Hereda Limited - company number 17363929) es la empresa responsable del tratamiento de los datos de tu organización. Estamos registrados en Inglaterra y Gales, y operamos la plataforma de trazabilidad agrícola Hereda.

Correo de contacto: info@hereda.co

Esta política cumple con la Ley 1581 de 2012 (Colombia), sus decretos reglamentarios, y la normativa UK GDPR aplicable a nuestra operación en el Reino Unido.

2. Qué datos recopilamos de tu organización

Recopilamos la siguiente información de tu empresa o cooperativa:

• Datos de identidad empresarial: razón social, NIT, tipo de organización
• Datos de contacto: nombre del representante legal o usuario administrador, correo electrónico, teléfono
• Datos de operación: volúmenes de compra (kg), cultivos que manejan, regiones de origen, destinos de exportación
• Datos de transacciones: registros de compras a agricultores (fecha, kg, precio opcional, calidad, período de cosecha)
• Datos de cumplimiento: lotes creados, Declaraciones de Diligencia Debida (DDS) generadas, estado EUDR de tu red de agricultores
• Datos de tu red de agricultores: toda la información agrícola verificada de los productores que forman parte de tu cadena de suministro
• Otros datos necesarios para el cumplimiento de regulaciones de comercio agrícola vigentes y futuras, incluyendo el Reglamento Europeo contra la Deforestación (EUDR)

3. Para qué usamos tus datos

• Gestionar su acceso al Exporter Dashboard o la aplicación móvil de Hereda
• Generar automáticamente las Declaraciones de Diligencia Debida (DDS) requeridas por la regulación (EUDR) usando los datos verificados de su red de agricultores
• Rastrear y gestionar sus lotes de compra, transacciones y estado de cumplimiento
• Enviarle alertas sobre agricultores de su red que requieren atención para cumplimiento
• Facilitarte el envío de comunicaciones masivas a sus agricultores a través de la plataforma
• Generar reportes de trazabilidad para presentar a compradores europeos, organismos de certificación o autoridades regulatorias
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias aplicables

4. Acceso a datos de agricultores de tu red

Al registrar agricultores en la plataforma Hereda o al vincular productores existentes a su cuenta organizacional, el usuario accede a la información verificada de dichos agricultores, incluyendo datos de identidad, información predial, coordenadas geoespaciales y registros de producción y transacciones.

Este acceso se otorga en virtud del consentimiento explícito e informado que cada agricultor ha prestado al momento de su registro en la plataforma, mediante el cual autoriza la transferencia de sus datos personales a las entidades de la cadena de suministro agrícola con las que mantiene una relación comercial, incluyendo exportadores, comercializadores y cooperativas.

El usuario se compromete a tratar los datos personales de los agricultores de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable, destinándolos exclusivamente a los fines de trazabilidad, cumplimiento regulatorio y gestión de la cadena de suministro descritos en la presente política. Queda expresamente prohibida la cesión, venta o divulgación de dichos datos a terceros no autorizados o para fines distintos a los aquí establecidos.

5. Con quién compartimos los datos

Proveedores de servicios tecnológicos: encargados del tratamiento que intervienen en la operación, mantenimiento y desarrollo de la plataforma, vinculados mediante contratos que garantizan niveles de protección equivalentes a los exigidos por la normativa aplicable.

Compradores europeos y organismos regulatorios: cuando la transferencia sea necesaria para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del Reglamento Europeo contra la Deforestación (EUDR), incluyendo la presentación de Declaraciones de Diligencia Debida ante las autoridades competentes.

Entidades de la cadena de suministro agrícola: que acrediten un interés legítimo en la verificación del origen, trazabilidad y condiciones de producción de los bienes objeto de comercialización.

Autoridades públicas y organismos de supervisión: cuando el tratamiento sea requerido en cumplimiento de una obligación legal o regulatoria aplicable a Hereda o a su organización.

6. Base legal para el tratamiento

• Tu consentimiento explícito, otorgado al registrar tu organización en la plataforma
• El cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias (Ley 1581/2012, EUDR)
• El interés legítimo de garantizar la trazabilidad de la cadena de suministro agrícola
• La ejecución del contrato de servicios entre tu organización y Hereda

7. Retención de datos

Conservamos los datos de tu organización y de las transacciones asociadas por un mínimo de 5 años desde la última operación activa, o por el período exigido por las regulaciones aplicables. La Regulación Europea de la Anti Deforestación (EUDR) requiere mantener registros disponibles por al menos 5 años.

8. Seguridad

Aplicamos medidas de seguridad técnica y organizativa: acceso por roles y autenticación, cifrado de datos en tránsito y en reposo, sincronización offline segura, y revisiones periódicas de seguridad.

9. Tus derechos

Como representante de tu organización, tienes derecho a:

• Acceso: solicitar confirmación sobre si sus datos están siendo tratados y obtener una copia de la información en poder de Hereda.
• Rectificación y actualización: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando hayan dejado de ser necesarios para las finalidades del tratamiento, salvo que exista una obligación legal o regulatoria que impida su eliminación.
• Portabilidad: solicitar la entrega de sus datos en un formato estructurado y de uso común, cuando sea técnicamente posible.
• Revocación del consentimiento: retirar el consentimiento prestado en cualquier momento, sin carácter retroactivo, lo que podrá implicar la limitación o desactivación del acceso a la plataforma.
• Oposición y limitación del tratamiento: oponerse al tratamiento de sus datos o solicitar su limitación en los supuestos previstos por la normativa aplicable.
• Presentación de reclamaciones: ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia o la Information Commissioner's Office (ICO) del Reino Unido, según corresponda.

Escríbenos a: privacidad@hereda.co

10. Transferencias internacionales

Los datos pueden ser procesados en servidores fuera de Colombia (UK y UE). Aplicamos las salvaguardas requeridas por la Ley 1581/2012 y UK GDPR en todos los casos.

11. Cambios a esta política

Notificaremos cualquier cambio relevante a través de la plataforma. La versión vigente estará siempre disponible en hereda.co/privacidad

Al activar tu cuenta en Hereda, confirmas que tienes autoridad para representar a tu organización, que has leído este aviso, y que autorizas el tratamiento de los datos descritos para los fines de trazabilidad agrícola y cumplimiento regulatorio.